Guide: så hanterar du vilda fakturor

Vad är vilda fakturor?

Vilda fakturor är benämningen på fakturor från leverantörer som bolaget använder på ad-hoc basis, ofta för mindre inköp. Fakturorna kallas “vilda” eftersom de kommer från leverantörer som inte är inlagda i företagets leverantörsregister i  ERP-systemet, och därmed inte heller kan matchas med inköpsordernummer. Detta komplicerar fakturahanteringen och administrationen av köpet, vilket innebär ökade kostnader för företaget.

Vilda fakturor – en belastning för företaget

Vilda fakturor orsakar ofta huvudbry hos företags ekonomiavdelningar. Att ständigt behöva lägga upp nya och tillfälliga leverantörer i leverantörsregistret blir i längden både dyrt och tidskrävande. Den process som krävs för att hantera en vild faktura tar också onödig tid från anställda; tid som bättre kan läggas på mervärdeskapande arbete.
Till skillnad från orderfakturor, som är godkända och attesterade i samband med att beställningen skickas ut, så kräver vilda fakturor individuellt godkännande, attestering och kontroll innan de kan betalas. Den nya leverantören måste dessutom läggas upp i företagets ERP-system, vilket medför ytterligare kostnader. I vissa fall kan företag tvingas betala mer för administrationen än för själva inköpet.
Ett annat problem som många företag brottas med är att de leverantörer som utgör basen för deras ad-hoc inköp sällan tar kort. Det begränsar företagets möjlighet att hantera den ökade kostnaden genom alternativa betalningsmetoder.

Ett illustrativt exempel

Billhop löser Vilda fakturor
Bilden ovan illustrerar “svansen” av leverantörer för ett företag, eller vilda fakturor. Leverantörerna är många till antalet, och snittinköpet per leverantör är relativt lågt. Det kostar lika mycket att lägga upp varje enskild leverantör i företagets ERP oavsett antalet köp och ordervärde per leverantör. Det blir därför än mer viktigt att hitta ett smidigt och kostnadseffektivt sätt att hantera och betala dessa leverantörer.

Omvandla vilda fakturor till vanliga utgifter

Att helt undvika vilda fakturor är orealistiskt för företag inom de flesta branscher. Oväntade utgifter kommer i alla möjliga former, och många gånger kan en tillfällig beställning från en ny leverantör vara oundviklig.
Med hjälp av Billhop kan du betala de vilda fakturorna med ditt företagskort. Du behandlar alltså fakturan som en vanlig utgift, och redovisar den via utläggsredovisningen tillsammans med de andra utgifterna du haft på kortet. På så vis undviker du onödiga kostnader och slipper lägga tid på att registrera nya leverantörer i ditt ERP-system.

“Hanteringen av vilda fakturor är en viktig fråga för praktiskt taget alla företag över en viss storlek. Efter att ha fört en tät dialog med företagen har vi tagit fram en unik lösning för att adressera problemet på ett snabbt och enkelt sätt.”  – Roozbeh Charli, COO Billhop.

När du använder Billhop registrerar du ditt företag och lägger till fakturan genom att ange samma information som när du betalar via din internetbank. Sedan betalar du fakturan med ditt företagskort – snabbt, smidigt och smart. Betalningen kommer vara leverantören tillhanda inom två bankdagar samtidigt som du förlänger din betaltid och därigenom frigör rörelsekapital. Du redovisar sedan fakturan som ett utlägg precis som andra köp du har gjort med ditt företagskort. På så vis kan du enkelt hantera administrationen. Tack vare Billhops tjänster frigör du tid och resurser och kan fokusera på din kärnverksamhet.

Vill du veta mer?

Tveka inte att höra av dig till oss om du har frågor eller funderingar kring hur vi på Billhop kan hjälpa ditt företag för en mer effektiv fakturahantering.

Du kan också snabbt komma igång och tsta Billhop genom att skapa ett kostnadsfritt konto. Vi tar inte ut några fasta kostnader – du betalar bara om du väljer att använda tjänsten.

På denna sida

Billhop är en tjänst där företag och privatpersoner kan betala räkningar med kort.
Läs mer om hur du kan använda Billhop

Mindre företag Stora företag Privatperoner

Kom igång på en minut!

Det är enkalt att komma igång med Billhop. En snabb registrering och du kan direkt börja betala räkningar och fakturor med ditt kredit kort.

Fortfarande inte övertygad?

Kolla in våra vanligaste frågor, läs vad våra kunder tycker eller kontakta oss.

Låt oss kontakta dig
Skicka ett mail

Skall vi kontakta dig?

Vill du att vi kontaktar dig på en tid som passar dig? Fyll bara i formuläret nedan så återkommer vi till dig!