O que é o Tail-end Spend?

O que é o Tail-end spend?

«Tail-end spend» é o nome dado às faturas de fornecedores para despesas ad hoc ou compras únicas ou compras sem um planeamento de compra adequado.
Os fornecedores não estão registados na base de dados de fornecedores e a compra não pode ser automaticamente associada a uma ordem de compra, o que complica a gestão de faturas e despesas e resulta num aumento de custos para a empresa.
Com Billhop, é possível pagar todas as faturas que não se encontram no planeamento de compras com o cartão de crédito da empresa.
A fatura faz parte da política de despesas, juntamente com qualquer outra despesa no cartão. Desta forma, pode evitar-se custos desnecessários e reduzir o tempo gasto com o registo de novos fornecedores no sistema ERP da empresa.

Tail-end spend – um peso para a empresa

As despesas fora do planeamento de compras são uma grande preocupação para os departamentos financeiros. O registo constante de fornecedores novos e ocasionais no registo de fornecedores torna-se, ao longo do tempo, dispendioso e moroso.
O processo necessário para gerir estas contas também rouba tempo precioso aos funcionários, o qual pode ser aproveitado para atividades mais lucrativas.
Ao contrário de outras faturas que são aprovadas e autorizadas no momento de envio da ordem, as faturas de tail-end spend exigem um controlo individual e uma aprovação antes de poderem ser pagas.
Além disso, o novo fornecedor tem de ser introduzido no sistema ERP da empresa, o que produz custos adicionais. Em alguns casos, as empresas pagam mais pelos custos administrativos do que pela própria compra.
Outro problema é o facto de estes fornecedores ad-hoc não aceitarem cartões, o que limita a possibilidade de gerir o aumento dos custos através de métodos de pagamento alternativos.

Um exemplo esclarecedor

A imagem acima ilustra a cauda («tail») de fornecedores de uma empresa ou faturas de tail-end. Estes fornecedores são numerosos e a média de compras por fornecedor é relativamente baixa. O custo de inserir manualmente cada fornecedor no sistema ERP é o mesmo, independentemente do número de compras e do valor do pedido por fornecedor Assim, torna-se ainda mais importante encontrar uma forma eficaz para gerir e pagar a esses fornecedores.

Transformar o tail-end spend em despesas normais

Pensar em eliminar na totalidade as faturas de tail-end é irrealista na maioria dos setores. As despesas inesperadas surgem nas formas mais variadas e muitas vezes uma compra única de um novo fornecedor é inevitável.
Com Billhop é possível pagar faturas de tail-end com o cartão da empresa. A fatura é processada como uma despesa regular e paga juntamente com as outras despesas existentes no cartão. Desta forma, pode evitar-se custos desnecessários e reduzir o tempo gasto com o registo de novos fornecedores.
«Uma gestão eficaz de faturas de tail-end é importante para todas as empresas de uma determinada dimensão. No seguimento de um diálogo intenso com diversas empresas, desenvolvemos uma solução que aborda esta questão de uma forma rápida e simples.»
– Roozbeh Charli, Diretor de Operações da Billhop.

Com o Billhop é possível criar uma conta para empresas e pagar do mesmo modo que no serviço bancário online. As faturas são pagas com o cartão da empresa de um modo fácil, rápido e seguro. O fornecedor irá receber o pagamento dentro de quatro dias úteis e ao mesmo tempo pode prolongar o período de pagamento, não gastando assim o fundo de maneio. A fatura é tratada como qualquer outra compra com o cartão da empresa, facilitando a gestão.
Graças ao Billhop é possível poupar tempo e recursos para se centrar na atividade principal da empresa.

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